引継ぎはビジネスパーソンの基本です。次の人がしっかりと業務を進められるようしっかりと引継ぎをしましょう。
引継ぎは通常退職する1週間前に終わらせるようにします。何かトラブルが起こっても1週間前なら対処できるからです。
引き継ぎ業務としてやるべきことを書き出し、退職日から逆算してスケジュールを立てましょう。
例えば、残った仕事を片付けるにはどのくらいの期間が必要か、後任者に仕事の内容、進め方をすべて引き継ぐのにどの程度の時間がかかるのか、あいさつ回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるかなど詳細まで詰めて、カレンダーや手帳に具体的な日程を書き込んでみましょう。
- 業務の詳細
- 業務の段取り
- 現在業務の進行状況
- 業務のスケジュール
- これまでのトラブルの経緯と対処法
- 提出書類の作成方法とポイント
- 以前に作成した書類の保管場所
- 業務に必要な情報源（雑誌・新聞・参考図書）
- 顧客の連絡先、担当者名（趣味、接待に利用した店の情報など詳細を書くと良い）
取引先への挨拶まわりを電話やメールで済ませた人はもちろん、退職する事を直接伝えにいった場合であっても、
改めて挨拶状を送りましょう。
挨拶状で注意したい点は以下の4つです。
- 書き出しはしっかりと
時候の挨拶を忘れないようにします。
- 後任者の紹介
引継ぎが決まっている場合は書きましょう。
- 自分らしい文章
今までの職歴やエピソード、お世話になったお礼など書き添えましょう。
形式から極端に逸脱していなければ問題ありません。
- 出す時期に注意
退職の場合は「退職日から3ヵ月以内」、転職の場合は 「退職日の前後」に出しましょう。
挨拶状：参考文
謹啓 春暖の候、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
私こと、
このたび、△月△日付をもちまして△△△△株式会社を退職いたしました。
在職中、公私にわたり温かいご指導とご厚情を頂き、誠に有難うございました。これからも、何とぞ変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の今後のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
